Panduan Pembimbing Akademis

INFORMASI UNTUK PEMBIMBING AKADEMIK FASILKOM MENJELANG MASA PEMBELAJARAN SEMESTER GENAP 2017/2018

Periode registrasi administrasi: 27 Januari – 9 Februari 2018 Periode registrasi online (regol): 19 Januari – 31 Januari 2018 Periode add/drop: 5 – 9 Februari 2018

Berikut ini disampaikan beberapa panduan untuk PA dalam membantu mahasiswa membuat rencana perkuliahan.

1. Mulai semester Gasal 2016/2017, mahasiswa bisa mengisi IRS dulu sebelum membayar. Periode pembayaran lebih panjang daripada periode pengisian IRS (regol). Setelah mahasiswa mengisi IRS dan PA menyetujui, IRS bisa berada pada status: • Status ”Menunggu Konfirmasi Pembayaran” jika mahasiswa belum membayar • Status ”Disetujui” jika mahasiswa sudah membayar

2. Aturan evaluasi prestasi akademik untuk mahasiswa S1 reguler/paralel/KI angkatan 2013 dan setelahnya: a. Di akhir semester 2 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 24 SKS b. Di akhir semester 4 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 48 SKS c. Di akhir semester 6 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 72 SKS d. Di akhir semester 8 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 96 SKS e. Di akhir semester 10 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 120 SKS f. Di akhir semester 12 mahasiswa harus sudah menyelesaikan seluruh mata kuliah sesuai kurikulum (144 SKS) Yang diperhitungkan dalam evaluasi hanya mata kuliah dengan nilai minimal C.

3. Untuk mahasiswa S1 reguler/paralel/KI angkatan 2012 dan sebelumnya, evaluasi semester 6 dan 10 tidak diberlakukan.

4. Mahasiswa S1 yang sudah memperoleh 144 SKS dan memenuhi syarat lulus namun belum ingin lulus, diperkenankan mengambil mata kuliah hingga maksimal 160 SKS.

5. Aturan evaluasi prestasi akademik untuk mahasiswa S1 ekstensi: a. Di akhir semester 2 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 18 SKS b. Di akhir semester 4 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 36 SKS c. Di akhir semester 6 mahasiswa harus lulus kuliah minimal 54 SKS Yang diperhitungkan dalam evaluasi hanya mata kuliah dengan nilai minimal C.

6. Jika jumlah SKS yang diizinkan untuk diambil lebih sedikit daripada kebutuhan evaluasi mahasiswa, maka PA perlu menyarankan mahasiswa untuk mengambil lebih. Misal mahasiswa semester 1 hanya lulus 3 SKS dan menurut SIAK hanya boleh mengambil 12 SKS, padahal untuk evaluasi akhir semester 2 mahasiswa ini perlu mengambil minimal 21 SKS. PA dapat merekomendasikan SKS lebih, dengan approval yang diberikan oleh Wakil Dekan. Jika mahasiswa tidak bisa mengisi SKS yang cukup pada masa registrasi akademik karena dibatasi oleh SIAK, maka pengisian SKS lebih dilakukan pada periode add/drop.

7. Terkait semester pendek: a. Semester pendek sifatnya opsional, fakultas tidak wajib mengadakan semester pendek. b. Nilai semester pendek tidak diperhitungkan dalam evaluasi akhir semester genap. Misal untuk mahasiswa angkatan 2016, evaluasi 2 semester dilakukan pada akhir semester genap 2016/2017 dan tidak mempertimbangkan nilai yang diperoleh mahasiswa pada semester pendek tahun 2017. Namun nilai yang diperoleh mahasiswa pada semester pendek tahun 2016 diperhitungkan dalam evaluasi 4 semester yang dilakukan pada akhir semester genap 2017/2018. c. Mahasiswa semester 12 tidak diperkenankan mengikuti semester pendek. d. Mahasiswa yang sebelumnya tidak aktif (cuti atau kosong) juga tidak diperkenankan mengikuti semester pendek.

8. Mahasiswa mendapat status kosong jika: a. Tidak melakukan registrasi administrasi, atau b. Melakukan registrasi administrasi namun tidak melakukan registrasi akademik

9. Status kosong tetap dihitung sebagai masa studi.

10. Mahasiswa yang pada semester genap berstatus kosong tidak boleh mengikuti semester pendek setelah semester genap tersebut. Misal: Mahasiswa tidak aktif pada semester Genap 2009/2010, tidak boleh mengikuti semester pendek tahun 2010

11. Mahasiswa yang memiliki status kosong selama 2 semester berturut-turut, akan dibekukan oleh sistem sehingga tidak bisa melakukan registrasi administrasi maupun registrasi akademik, dan kemudian mendapat status putus studi (DO).

12. Untuk mahasiswa yang mengambil cuti, masa studinya tidak diperhitungkan selama cuti. Cuti terdiri dari 2: a. Cuti yang direncanakan. Mahasiswa mengajukan cuti sebelum masa registrasi administrasi berlangsung, dan persetujuan cuti diberikan dalam bentuk SK Dekan. Mahasiswa ini dikenakan biaya spp 25%. b. Cuti yang tidak direncanakan. Mahasiswa cuti ketika perkuliahan sedang berlangsung, dengan alasan yang sangat kuat. Mahasiswa ini tetap membayar 100%.

13. Mahasiswa yang mengambil mata kuliah spesial (Tugas Akhir/Tesis/Studi Mandiri/Karya Akhir), setelah mengisi IRS harus mengisi menu “mata kuliah spesial” sub menu “bimbingan” dan sub menu “tugas akhir” dan mengusulkan nama pembimbingnya. Nama pembimbing kemudian akan diverifikasi oleh sekretariat akademik. Sekretariat melakukan verifikasi berdasarkan formulir persetujuan yang telah ditandatangani dosen pembimbing.

14. Dalam hal mengulang mata ajar, nilai yang diperoleh sebagai berikut: a. Ketika mengulang nilai yang belum lulus (D atau E), akan diambil nilai terakhir. b. Ketika mengulang nilai yang sudah lulus (C atau nilai yang lebih baik), keseluruhan nilai akan diperhitungkan untuk IPK. Namun status lulus, sesuai dengan matakuliah terakhir. Jika mahasiswa memperoleh C pada suatu mata kuliah, dan mengambil lagi namun memperoleh D, maka statusnya belum lulus untuk mata kuliah tersebut.

15. SIAK belum bisa menangani prasyarat mata kuliah lintas prodi. Misal: mahasiswa yang telah mengambil matakuliah Matematika Dasar 1 di MIPA dan akan mengambil Statprob, oleh SIAK dianggap belum memenuhi prasyarat. Mahasiswa SI yang telah lulus DDAK dan mengambil Sistem Operasi yang dibuka dari Ilkom, dianggap belum memenuhi prasyarat. Pada situasi ini, IRS mohon jangan ditolak namun diteruskan ke Wadek.

16. Semua IRS yang diteruskan ke Wadek wajib diberi catatan dari PA, misalnya: pemenuhan prasyarat dan pertimbangan lain sehingga layak untuk disetujui, termasuk copy komunikasi email ataupun kesepakatan lisan agar semuanya terekam dalam sistem.

17. Untuk PA mahasiswa S2, perlu diketahui bahwa: a. Aturan evaluasi untuk S2: akhir semester 2 minimal mendapatkan IPK 3.00 dari 14 – 18 SKS lulus. b. IPK lulusan S2 minimal 3.0. Walaupun mahasiswa telah melengkapi semua beban perkuliahan termasuk tesis/KA, jika IPK belum mencapai 3.0, mahasiswa belum diperkenankan lulus. PA yang mendapati mahasiswanya memiliki IP kurang dari 3.0 dapat menyarankan strategi menaikkan IP, misalnya dengan mengulang mata kuliah yang telah lulus. c. Semua mata kuliah matrikulasi harus lulus di akhir semester 2 dengan IPK minimal 3.0.

18. Untuk PA mahasiswa S3, perlu diketaui bahwa: a. Batas masa registrasi pengecualian adalah 23 Februari 2018. Kadang mahasiswa S3 baru ingat untk registrasi di tengah atau akhir semester. Dulu untuk kasus seperti ini mahasiswa masih bisa membayar dan di-add oleh Wadek, tetapi sekarang setelah lewat batas 23 Februari 2018, registrasi sudah ditutup sama sekali.  b. Terkait hal ini, di awal Februari sekretariat akademik akan membantu mengingatkan mahasiswa S3 yang belum melakukan registrasi dan mengingatkan mengenai batas akhir registrasi pengecualian. c. Sesuai Peraturan Rektor no.16 hal. 40 bab XV pasal 46 tentang putus studi, untuk program S3: i. Evaluasi akhir semester 4, mahasiswa S3 sudah harus melakukan sidang proposal dengan nilai minimum B. ii. Evaluasi akhir semester 6, mahasiswa S3 harus sudah memenuhi minimal 50% hasil riset. iii. Evaluasi akhir semester 8, mahasiswa S3 harus sudah memenuhi minimal 75% hasil riset.